3 pomysły na ciekawe zebrania - co jako szefowa możesz zrobić, by spotkania zespołu były bardziej atrakcyjne?

Zebrania, statusy, spotkania zespołowe... i to najczęściej w nielubiany poniedziałek. Taki firmowy start na początek każdego nowego tygodnia odbywa się w wielu firmach. Zdarza się, że traktowane są one jako nudny obowiązek, strata czasu, przymusowa „spowiedź powszechna”. Czemu nie lubimy zebrań?

Powtarzają to i szefowie, skarżąc się na brak zaangażowania, brak inicjatyw, brak przygotowania ze strony pracowników; jak i pracownicy, przewracający oczami, że znowu nuda i odpytywanie. Rutyna, nuda, obowiązek? Jak jest u Ciebie w zespole?

Z kolei tam, gdzie ich nie ma, pracownicy skarżą się na brak informacji, o tym, co się dzieje w firmie, brakuje im wspólnego forum, wymiany doświadczeń. Bo przecież wspólne spotkania są w firmie niezbędne. Służą budowaniu wspólnoty w zespole, przepływie informacji, burzy mózgów. Naprawdę wcale nie muszą być nudne, tylko warto poświęcić im trochę uwagi i przedefiniować dotychczasowy styl prowadzenia zebrań. A może zmienić podejście? I trochę oddać odpowiedzialność zespołowi; by wspólnie tworzyć nowe standardy.

Czas odpowiedzieć sobie na parę pytań

  • Co Twój zespół sądzi na temat Waszych cyklicznych zebrań? 
  • Jak zespół ocenia ich przydatność? 
  • Jaką macie dotychczas wypracowaną formułę?
  • Kto najczęściej prowadzi spotkanie ?
  • Kto planuje agendę spotkania i kto ma wpływ na to, co się w niej znajdzie?
  • Czy powstaje notatka z podsumowaniem i kto za nią odpowiada?
  • Kiedy ostatnio zebrałaś pomysły na zebrania od swojego zespołu?
  • Jakie macie Wasze własne zespołowe stałe punkty, rytuały na zebraniach?
  • I najważniejsze pytanie: po co robimy zebrania? Jakim celom mają służyć?

Po co nam te zebrania?

Zebrania, statusy, podsumowania tygodnia, omówienie strategii. Raportowanie dotychczasowych osiągnięć, plany działań na nowy, rozdzielanie zadań. Dla przypomnienia, cykliczne spotkania zespołowe mogą mieć na celu:

  • omówienie bieżących spraw;
  • zgłaszanie aktualnych problemów i ich rozwiązywanie;
  • analizę rynku, trendów, branżowe wydarzenia, działania konkurencji;
  • wyznaczanie celów i zadań członkom zespołu;
  • podsumowanie tygodnia czy miesiąca;
  • komunikację celów i aktualności firmy dla pracowników; 

A mogą jeszcze:

  • budować atmosferę i ducha zespołu czyli być elementem strategii tzw. team building;
  • motywować i wzmacniać zaangażowanie;
  • być platformą wymiany doświadczeń,
  • dawać pigułki wiedzy i inspiracji;
  • generować nowe pomysły biznesowe.

Precz z rutyną

Cotygodniowe spotkania mają często ten sam powtarzalny schemat; który często wynika z rutyny, braku nowych pomysłów i takiego menedżerskiego lub firmowego "przymusu": "przecież muszę im powiedzieć, rozliczyć, kontrolować, muszę od nich wymagać, trzeba się spotkać, by omówić bieżące sprawy." I często to podejście do zebrań, jako obowiązku bywa największą przeszkodą, taką mentalną i dla szefów, i dla pracowników.

TRZY POMYSŁY NA CIEKAWSZE ZEBRANIA

1. PROWADZENIE PRZEZ PRACOWNIKÓW - Co tydzień ktoś inny ma zadanie przygotować swoją formułę spotkania. Czyli ma być tematycznie, cyklicznie i rotacyjnie, ze specjalnym udziałem szefa - tak, żebyś jednak miała swoje 5 minut. Zaskoczona? Taaak, zgadza się, proponuję coś innego niż dotychczas. Oddajesz prowadzenie zebrań jako szef, jeśli dotychczas czułeś, że to tylko Twój obowiązek. A pracownicy przygotowują coś extra na zebranie. Biorą współodpowiedzialność. Wzrastają im umiejętności, bo uczą się nowych rzeczy: prowadzenia biznesowych spotkań zespołowych, sztuki prezentacji. Najważniejsze - robicie coś wspólnie, przygotowujecie się indywidualnie, generujecie nowe pomysły, tworzycie nowe standardy, nienarzucone, tylko te na najbardziej wartościowe, bo wspólnie wypracowane.

2. ZRÓB SHOW lub pozwól na SHOW, czyli zrób coś INNEGO niż do tej pory. Koniecznie zmień sposób podawania informacji. Dotychczas był tylko Twój monolog? To oddaj prowadzenie, zejdź ze świecznika. Przygotuj coś ciekawego, branżowego lub nie; ale za to atrakcyjnego w odbiorze, czyli  miej wcześniej zaplanowany element zaskoczenia plus video, film, webinarium, pigułka wiedzy w innej niż dotychczasowej formie. Gra. Zabawa. Coś niestandardowego. Coś co zbuduje interakcję. A może zaproponuj mini warsztat, podczas którego trzeba coś wspólnie wypracować. Tak zgadza się, wymaga to od Ciebie rozwoju kompetencji menedżerskich, no ale przecież bycie liderem to wyznaczania nowych ścieżek, masz to w sobie, odważ się.

3. ZAPROŚ GOŚCIA SPECJALNEGO. To może być ktoś z innego działu, może ktoś z rynku, może jakiś ekspert, może mentor, trener zewnętrzny, może ktoś z HR, może coach. A może Klient? Zastanów się, kto może wzbogacić Wasze zebrania, opowiedzieć coś ciekawego, przydatnego zawodowo lub też niekoniecznie, podzielić się doświadczeniem. Prezentacja w innym temacie niż Wasze cele; forum z pytaniami od pracowników z pewnością przełamie rutynę waszych zespołowych spotkań.

I na koniec podzielę się też taką refleksją, bo mam wrażenie, że o tym czasem się zapomina: zebrania mają na celu także wsparcie zespołu przez szefa oraz wzajemne wsparcie członków zespołu. I nie dotyczy to tylko sytuacji zawodowych, spraw firmowych, ale także czasem pomocy w różnych życiowych sytuacjach. Ktoś potrzebuje pomocy w życiowych sprawach, ktoś ma ciekawą inicjatywę charytatywną do przedstawienia? Świetnie! Warto energię zespołu przekładać również na inne działania, służące nie tylko firmie, ale też innym, i światu, jakkolwiek górnolotnie by to nie brzmiało.

Gotowe do działania? Powodzenia.

Monika Chodyra

kobieta z pasją do życia i rozwoju. Współautorka książki „Energia Kobiet”. Doświadczony coach, trener i menedżer.

Specjalizacja: coaching menedżerski. 

www.coachdlabiznesu.pl