­­Z ostatnich trendów HR jasno wynika, że komunikację już dawno wszyscy opanowaliśmy. Bo przecież teraz jest czas na słuchanie pracowników… Ale przecież słuchanie to też element komunikacji, a dziś podkreślimy właśnie wagę mówienia do swoich współpracowników.

To bardzo ważny moment, w którym menedżer mówi do swojego zespołu, rozwiązuje bieżące problemy, gasi pożary, namawia, prosi, coś ogłasza. Niezależnie jak dużym zespołem zarządzasz, zanim wydasz dyspozycje, zareagujesz na jakąś trudną sytuację, zanim udzielisz informacji zwrotnej czy wypowiesz się w danym temacie, zwróć uwagę na swoje emocje w danej kwestii. Zacznij je zauważać. Jesteś zła, bo Kowalski zawalił termin dostaw? Aha, jesteś. Chce Ci się płakać ze stresu, bo bilans na koniec miesiąca nadal jest nie skończony przez Bożenę? Ok. Zacznij zwracać uwagę na uczucia, które Ci towarzyszą ZANIM coś powiesz, ZANIM ocenisz, ZANIM się zdenerwujesz.

Wiem, sądzę, uważam, ale nie powiem

Wiesz skąd wzięła się opinia, że trudniej się z nami-kobietami pracuje? Bo stereotypowo przypisuje się nam: brak jasnej komunikacji, nadmierną emocjonalność albo zbyt surowe, wymagające wypowiedzi oceniające. A! I coś jeszcze! W pracy podobno nie można nam też nic powiedzieć, bo tracimy dystans i wszystko bierzemy do siebie. Brr… Tak wiem, paskudny stereotyp. Dlatego obalmy go razem i zacznijmy mówić swoim prawdziwym głosem. Zacznijmy jasno komunikować, o co nam chodzi, zamiast jak w tym powszechnie znanym domowym dialogu:  – „Ale o co Ci chodzi?”  –„ O nic” - mówimy, mimo że tak naprawdę chodzi nam o wszystko… Emocje. Najbardziej przeszkadzają nam te niewypowiedziane. Zdarza się, że unikamy konfrontacji, kumulując w sobie komunikaty do pracowników. Milczymy, nie reagujemy na bieżąco, nie dajemy jasnych sygnałów jako szefowe, co jest ok a co raczej nie bardzo. Przed każdą swoją wypowiedzią warto zastanowić się, jakie emocje Tobą powodują, że masz chęć czy potrzebę tej właśnie wypowiedzi? Co tak naprawdę chcesz przekazać? O jakich 3 wartościach chcesz pamiętać, zwłaszcza w konfliktowych sytuacjach? Chcesz, żeby z jakim przekazem został Twój pracownik czy cały zespół na zebraniu? Jaką masz intencję? Jaką formę przekazu wybierasz?

Jedną z kluczowych kompetencji menedżerskich jest dziś właśnie komunikacja. Bo zarządzanie oznacza relacje z innymi. I wygrywa ten, kto komunikuje się skutecznie.

Spokojnie zajmij stanowisko w sprawie

Atakują Cię na zarządzie? Nie potrafisz przeforsować swoich pomysłów? Wiesz, że masz rację, ale szefowie innych działów bombardują Twoje rozwiązania? Uwaga, ważne! Ochłoń z emocji. Przygotuj sobie przykładowe zdanie, które daje Ci czas na reakcję, na zebranie myśli. Zdanie, które chroni Cię jako osobę postawioną w ogniu cudzych argumentów czy ocen.

Uwolnij swój głos

Kiedy masz coś do powiedzenia, a nie możesz mówić,  to jest to dla Ciebie dodatkowy stres.  Znasz ten problem? Nam kobietom, zdarza się, że w konfliktowych momentach dosłownie  nas zatyka. Czujemy przysłowiową „gulę” w gardle, a tak naprawdę nasze własne mocje blokują nam możliwość i swobodę wypowiedzi. Ta niemożność wypowiedzenia słowa nas osłabia i mocno utrudnia nam życie zawodowe. A tu trzeba odpowiedzieć, zareagować, zaopiniować, wyrazić sprzeciw czy też obronić zespół przed dodatkowymi obowiązkami. Dlatego w czasie wolnym warto pomyśleć o takich sposobach, żeby ten głos uwolnić. Bywają zajęcia czy warsztaty, na których praca z głosem pomaga nie tylko budować pewność siebie, wspiera asertywność,  ale uwalnia też stres. Nie chcesz ćwiczyć z innymi? Ok. Pokrzycz w lesie, pośpiewaj w aucie, nagraj swój krzyk, w obecnych czasach takich zwykłych możliwości samodzielnych ćwiczeń ze swoim głosem jest mnóstwo. Prawie każdy telefon ma dyktafon. Nagrywaj się, gdy jesteś sama, ćwicz mówienie do innych. Odsłuchaj i zwracaj uwagę na tempo mówienia, sposób artykułowania i intonację. To może być świetna zabawa. Zrób to dla siebie.

Kochanie, nie tym tonem

To jak mówimy - intonacja, tembr, akcentowanie - odbierane jest przez innych także nieświadomie. I chcesz czy nie chcesz, inni słyszą w Twoim głosie niewypowiedziane emocje, nawet jeśli Tobie się wydaje, że ich tam nie ma… albo nie chcesz, żeby wybrzmiały negatywnie. Poćwicz mówienie, przygotuj się do kluczowych momentów, w których Twój ton i sposób mówienia może mieć wpływ na innych. Sytuacji, w których szef wypowiada istotne kwestie, jest wiele. Zebranie, wprowadzanie nowego produktu, prezentacje na konferencjach czy też ocena pracy to za każdym razem inny rodzaj przekazu. Dostosuj ton do ludzi, sytuacji i otoczenia.

Trzymaj się Siebie i pilnuj swojej roli

Pilnuj przypisanych Ci obowiązków, kompetencji oraz przywilejów. Szef to TYLKO I AŻ stanowisko. To Twoja rola w organizacji. Co mam na myśli, kiedy piszę „nie wychodź z roli”? Na podstawie moich doświadczeń i obserwacji mogę powiedzieć, że wiele problemów (czy jak kto woli wyzwań menedżerskich) bierze się m.in z indywidualnego postrzegania swoich zadań na stanowisku i realizowania całego wachlarza zachowań i przekonań W ROLI MENEDŻERA. Kiedy, oczywiście nieświadomie, pod wpływem złożonych okoliczności WYCHODZISZ ZE SWOJEJ ROLI SZEFA I STAJESZ SIĘ: miłą dziewczyną, kumplem, siostrą miłosierdzia, fundacją charytatywną, terapeutą dla swoich pracowników - spodziewaj się kłopotów. Tup, tup, tup, nadchodzą.

Wysyłaj jasne, czytelne sygnały

Szef ma w swoich zadaniach również takie wyzwania jak mówienie rzeczy obiektywnie trudnych. Wolisz nic nie mówić, nie zabierasz głosu? A czy wiesz, jaki wpływ na pracę Twoich pracowników ma brak feedbacku? Brak informacji zwrotnej znacząco wpływa na Twój zespół, pracowników, atmosferę, motywację, poziom zaangażowania. Pamiętaj, kiedy nie komunikujesz na bieżąco swoich oczekiwań czy oceny wykonanych zadań, nie wysyłasz żadnych sygnałów i niechcący sprawiasz, że Twoje zarządzanie zaczyna podążać w złym kierunku. Może przyda Ci się metafora z sygnalizacją świetlną. Zobacz  jakie to proste. Sygnalizacja na drodze wprowadza podstawowy porządek w ruchu ulicznym. Bez niej panowałby chaos, wypadki, bałagan. Pomyśl, jak może przydać Ci się ta metafora w Twojej pracy? Może potrzebujesz wprowadzić komunikację w zakresie TYLKO trzech świateł. Zielony - ok, można jechać dalej. Napisz 3 zdania, które mogą być przykładem Twoich komunikatów, że wszystko jest ok. Pomarańczowy, wiadomo, ten środkowy, ostrzegawczy. Na tym etapie zgłaszasz wątpliwości, opowiadasz  o zagrożeniach i przypominasz o zadaniach. No i czerwony. Znak STOP.  Tu jasno komunikujesz co jest możliwie, co nie. Tu dajesz jasny sygnał, czy sprawy idą w dobrym kierunku. Tu określasz, na co się nie zgadzasz. Ty decydujesz. Trzy kolory, trzy etapy komunikacji, które mogą zmienić Twoją perspektywę. Proste, prawda? I choć wydaje się takie oczywiste, uwierz mi, że dla wielu menedżerów w praktyce takie nie jest. Włącz sygnały do swojego stylu zarządzania, a zarządzanie stanie się bardziej… No właśnie, jakie? Ty sprawdzasz, Ty oceniasz. Powodzenia

10 porad, jak lepiej komunikować się w pracy

1. Ty umiesz czytać w myślach, oni nie. Przyjmij to za dogmat i wyjaśniaj precyzyjnie, o co Ci chodzi, na czym Ci naprawdę zależy i jaki ma być oczekiwany rezultat Twojej wypowiedzi.
2. Mów, nazywaj, precyzuj. Świat kocha konkret, a Twój zespól potrzebuje jasnych, czytelnych poleceń czy dyspozycji. Krótko, jasno i na temat. Bez zbędnych dygresji, a czasem też bez  długich wstępów czy zbytecznych ozdobników.
3. Patrz w oczy swojemu rozmówcy. W biznesie jest mnóstwo sytuacji; które wymagają konfrontacji, a tego nie miałyśmy gdzie się nauczyć na przestrzeni wieków.  Bywa że jej unikamy… Biznes, to nie wojna. Biznes to relacje. Jesteśmy w tym dobre. Z natury.
4. Warto też pamiętać iż dopiero od stu lat mamy prawo głosu... I zacznijmy go używać jako codziennego narzędzia także w pracy, świadomie wyrażając  siebie, broniąc swojego pracownika zespołu czy projektu, dając informacje zwrotne czy zabierając głos na zebraniu.
5.  Głos, sposób mówienia, może być Twoją siłą, wzbudzać szacunek u innych, sprawiać że treści będą lepiej przyswajane przez innych, a właściwy dobór słów i pojęć może przynosić Ci tylko sukcesy w postaci właściwie wykonanych zadań czy rozwiązywanych problemów.
6. Komunikuj na bieżąco. Kumulacja niewypowiedzianych słów czy  też zadawnionych emocji wobec kogoś nadaje się na indywidualną rozmowę z terapeutą; a nie z pracownikiem.
7. Każdy ma swój styl zarządzania. Tego i tak uczysz się sama, na swoich błędach, trochę na bieżąco, bo sprawdzasz co działa, a co nie. Bądź sobą nie zapominając o stanowisku i jego zadaniach.
8.  Twoim największym przyjacielem w komunikacji jest Twój Oddech-  nie ten płytki, nerwowy, krótki, tylko ten głęboki, spokojny, długi, taki przeponowy, może ćwiczysz go na jodze albo na zajęciach teatralnych. Oddychaj, łap oddech, pamiętaj o pauzach na oddech podczas mówienia. A Twoją najlepszą przyjaciółką niech będzie Jasna Intencja. Motto, idea, która przyświeca Twojej wypowiedzi. Prawie każdej. Jesteś szefową, to co mówisz, jest istotne. Po prostu.
9. Kiedy wchodzisz do ciemnego pokoju, zwykle zapalasz przycisk światła. To ułatwia zobaczenie rzeczy, takimi jakimi są. Kiedy mówisz do swoich ludzi, komunikujesz zmiany, awanse, nowe projekty czy nowe zasady, niech  Twoim światłem,  żarówkami, które oświetlają Twoją wypowiedz będą wartości, które są dla Ciebie kluczowe w zarządzaniu. I tak, jedna żarówka może mieć na imię Szacunek.
10.  Zawsze możesz mieć pytania sprawdzające zrozumienie Twojego przekazu, nie krępuj się zapytać : Czy wszystko jasne? Bo kiedy jasne nie jest, powstają ciemne projekty lub też inne mgliste polecenia.

Monika Chodyra

kobieta z pasją do życia i rozwoju. Współautorka książki „Energia Kobiet”. Doświadczony coach, trener i menedżer.

Specjalizacja: coaching menedżerski. 

www.coachdlabiznesu.pl