Jeśli ciekawi Cię, z jakimi wyzwaniami w zarządzaniu zmierzają się kobiety w małym i dużym biznesie; które z kompetencji menedżerskich najbardziej im się przydają i jak sobie radzić w różnych sytuacjach biznesowych, gdy jesteś szefową dobrze trafiłaś! Zaczynamy nowy cykl dla kobiet- menedżerek, kobiet-liderek, kobiet -właścicielek małego biznesu, które na co dzień nie tylko łączą biznes i życie prywatne, pracę i dom, ale na dodatek zarządzają zespołami i są prawdziwymi liderkami.
Dlaczego warto wprowadzać własne zasady?
Na warsztatach podchodzi do mnie Basia i mówi: "Już nie wiem co mam robić. Prowadzę gabinet kosmetyczny od pół roku i mam kłopot z pracownikami. Wydaje mi się, że jestem fajną szefową, idę im na rękę, ustępuję, kiedy chcą mieć wolne, a jednocześnie są momenty w których czuję, iż mimo że prowadzę ten zakład, pracuję w nim najwięcej. Tak jakbym nie była u siebie. 21- letnia Ewelina nieładnie mi odpowiada na każde zwrócenie uwagi. I to przy klientkach! Kompletnie sobie nie radzę w takich sytuacjach, zatyka mnie. Moje wielokrotne prośby o przestrzeganie porządku i takie inne, no wiesz, podstawowe prośby i przypomnienia, że na przykład mówię: "Stół służy klientkom i ma być czysty". Wszystko to spotyka się z brakiem zrozumienia, brakiem działania, a czasem się zastanawiam czy to nie gabinet Eweliny? Bo to ona mi zwraca uwagę. Co mam robić?"
Jak się domyślasz, odpowiedź nie jest na 10 minutową przerwę na kawę. Nie mogę udzielić Basi krótkiej i wyczerpującej temat odpowiedzi, gdyż sytuacja, jaka się dzieje w jej firmie, jest wynikiem kilku zjawisk, których ad hoc jedna nawet dobra rada nie rozwiąże. Zatem, z czym mamy tu do czynienia?:
1. brak zauważalnej pozycji szefa;
2. brak hierarchii, która pomaga wymagać;
3. kłopoty z egzekucją poleceń;
4. domyślnie: brak ustalonych zasad i rozdanych zadań oraz odpowiedzialności.
Widoczna rola szefa
Niby oczywiste, a czasem jednak jest ona wyzwaniem. Przecież w każdym komunikacie do swojego zespołu trudno za każdym razem podkreślać: JESTEM szefem, właścicielką tego biznesu, kierownikiem tego działu. A jednocześnie dzieje się tak, że gdy szefowa nieświadomie zbytnio ustępuje pracownikom, w swoim mniemaniu chcąc być "taka fajna", dzieją się właśnie sytuacje jak powyżej. Przekraczanie granic, brak wykonywanych zadań, brak szacunku - to wszystko dlatego, że role i zadania mogą być nie dość precyzyjnie nazwane i egzekwowane. Taka "nieoczekiwana zamiana miejsc", w której szef czuje się jak podwładny we własnym biznesie, wbrew pozorom zdarza się częściej niż myślisz, ale na pocieszenie napiszę tylko, że nie trzeba kończyć MBA, żeby to zmienić. Warto przyjrzeć się swoim zachowaniom i sposobie komunikacji wobec pracowników, wobec swojego zespołu. Co i jak mówisz? W jaki sposób wydajesz polecenia? Jakie pola decyzyjne niechcący oddajesz? Czego nie egzekwujesz? Jak sama siebie pozycjonujesz wobec innych? Komu i dlaczego dajesz większe prawa niż samej sobie? Przed czym chroni Cię taka postawa? Czego unikasz dzięki temu? Co tracisz a co zyskujesz w tych sytuacjach, w której unikasz bycia szefową?
Pamiętaj, że nie musisz co chwilę powtarzać "z racji mojej pozycji" lub pytać: "No, a właściwie kto tu jest szefem?". Musisz tylko:
- określisz swoją rolę i zadania;
- nazwać i precyzyjnie określić zadania swoich pracowników;
- na bieżąco jasno komunikować oczekiwania;
- dawać konstruktywne informacje zwrotne;
- indywidualnie popracować nad własnymi blokadami czy ograniczającymi przekonaniami dotyczącymi Ciebie w roli szefowej.
Hierarchia, czyli niezbędny schemat podziału ról i zadań
Taaak, w korpo nie mają z tym problemu. Na zebraniu leci schemacik rozrysowany w powerpoincie i bezsprzecznie ukazuje i utrwala skutecznie realny układ sił. Kto za co odpowiada, kto nad kim, kto pod kim i kto komu raportuje. W małej firmie nie potrzeba zebrania czy dużej prezentacji. Jednak namawiam do wizualnego przedstawienia podziału ról i spisania wspólnych zasad. Można to zrobić w zabawnej komiksowej formie, która jednak nazywa po imieniu rzeczy poważne. Pamiętasz? Obraz jest wart więcej niż tysiąc słów. Narysuj schemat, spisz zasady. Masz więcej do zyskania niż do stracenia. Schemat rozpisanych zadań przypisanych do określonych osób pomaga ludziom zobaczyć siebie i swoją pozycję na większym obrazku. Pomaga im to lepiej rozumieć swoje role, a przy okazji buduje Twój autorytet. Nie możesz wytłumaczyć? Narysuj.
Dyskretny urok konsekwencji
Egzekucja. Brrr. My kobiety absolutnie nie lubimy tego słowa, i choć w zarządzaniu funkcjonuje ono jako niezbędny element, to mam wrażenie, że unikamy zarówno tego słowa, jak i związanych z nim działań. Egzekwowanie zadań, obietnic, planów, obowiązków, a potem adekwatna informacja zwrotna dla pracownika - to klucz, o którym mówiłyśmy. Co jest tu wyzwaniem? Konsekwencja. Dotrzymywanie słowa danego tak naprawdę sobie jako szefowi i pracownikowi w relacji szef-zespół. Pewna menedżerka opowiedziała mi swoją historię, jak jej zespół nauczył się sam, że ona nie rzuca słów na wiatr, i mimo że nie polecam tego typu zachowań, to niech sama historia konsekwencji posłuży tutaj jako warty zapamiętania przykład: "Pracowałam w knajpie. Zespół miał wielki kłopot z utrzymaniem porządku na zapleczu oraz z tym, że ja od nich czegokolwiek wymagam. Czułam, że nie szanują mnie, nie wykonywali ani moich próśb ani poleceń. Zaplecze kipiało od wywróconych butów, porozrzucanych ubrań. Któregoś razu powiedziałam: macie tu szafki, i do poniedziałku proszę, żeby wszystkie prywatne buty i ciuchy były poukładane. W przeciwnym razie wyrzucę wszystko do kosza. Nie posłuchali. W poniedziałek dotrzymałam słowa i wszystkie rzeczy wylądowały w koszu. Pracownicy byli totalnie zaskoczeni i trzeba było widzieć, jak szukają w śmietniku swoich drogich sportowych butów. Wiem, to trochę hard core. Ale od tego czasu, nie miałam problemu z tym, żeby mówić jak do ściany, powtarzać jak dzieciom 300 razy. Skończyło się. Raz zrobiłam taki cyrk. Pokazałam, że dotrzymuje słowa."
Zapomnij o egzekucji, skoro jej nie lubisz i nie chcesz być taką papryczką chili. Przyjmij do swojego słownika i swojego arsenału konsekwencję.
4 wskazówki dla Szefowej:
1. świadomie buduj swoją pozycję i autorytet, codziennie, w każdej minucie swojego działania;
2. stawiaj na ludzi- bez zespołu jesteś szefem tylko na papierze; a sama nie jesteś w stanie zrealizować wszystkich zadań;
3. jasno komunikuj i dawaj precyzyjne, konkretne informacje zwrotne;
4. ustalaj wspólne zasady, dbaj o przejrzysty podział ról, kompetencji i obowiązków w firmie
Monika Chodyra -
kobieta z pasją do życia i rozwoju. Współautorka książki „Energia Kobiet”. Doświadczony coach, trener i menedżer. Specjalizacja: coaching menedżerski.
