Nie zgadzasz się, że zmiany to emocje? Taką tezę postawiłam w tytule tego artykułu, bo dziś będzie o zmianach wprowadzanych do firmy. O wszelkich nowościach, zasadach, nowych stanowiskach, nowym systemie pracy. Coś, co ma działać inaczej niż dotychczas. Bywa potrzebą biznesową, bywa naturalnym etapem rozwoju firmy lub też innym zewnętrzno-rynkowym przymusem do realizacji.

A Ty, dlatego że jesteś szefem, myślisz stricte biznesowo, że przecież chodzi o nowy system pracy, nową strukturę, nową linię produkcyjną, która wymaga reorganizacja na stanowiskach... Tak, właśnie to mam na myśli - Twój menedżerski punkt widzenia i podejście do zmian. Może myślisz twardo: "A skąd, przecież to praca, biznes, wyzwania, nie ma tu miejsca na niepotrzebne emocje?" A ja razem z Twoim działem HR podpowiadamy cichutko: "A ludzie? A ich emocje?". "A emocje to pracownicy niech sobie załatwiają po pracy"? I że ich stan emocjonalny, stres, motywacja to nie jest Twoja sprawa? Hm. I jak tu napisać coachingowo, wspierająco i jednocześnie inspirująco, że być może Twoja dotychczasowa, twarda wymagająca perspektywa potrzebuje rozszerzenia o nowy punkt widzenia? Więc jeszcze raz razem z Twoim działem HR podpowiadamy cichutko: "A ludzie? Ich kondycja, ich dostęp do informacji, motywacja i zaangażowanie"?

Lęk i obawy zespołu przed nowymi porządkami

A może jednak widzisz te zależności między stanem emocjonalnym swojego zespołu  przyzwyczajonego do dotychczasowego porządku a biznesową potrzebą wprowadzenia nowych zmian? Może po prostu tak na dziś nie radzisz sobie tylko z tym całym zamieszaniem, które wywołują zmiany w firmie i potrzebujesz kierunkowskazu? Ooo, to ten artykuł może być dla Ciebie;)

Jak wiesz, bardzo lubię metafory, bo bywają bardzo skutecznym narzędziem, żeby sobie obrazowo coś uświadomić, zobaczyć inne połączenia, wytrącają nas kreatywnie z zastanych torów myślenia. Dzisiejszą metaforą na start jest rodzina, dom, nowy zakup. Pomyśl, ile emocji jest w domu, kiedy przyjeżdża nowo zakupiony mebel. Kanapa czy stół - obojętnie, to tylko taki przykład. Jaka to jest zmiana? Na jakich poziomach? Kogo dotyczy? Jak reagują poszczególni członkowie zespołu? Jakie mogą być przeszkody przed przyjęciem zmian? Jak przedstawić korzyści? I na przykładzie tej nowej kanapy, która przecież oznacza nowy układ w salonie, można zobaczyć jak działa zmiana dotychczasowego systemu na nowy, bo tak naprawdę odsłania cały wachlarz nastawień i przekonań względem NOWEGO.

Każda zmiana jest jak nowa kanapa

I teraz patrząc na reakcje członków rodziny, zauważ, jakie są możliwe postawy czy nastawienia: babcia się cieszy, że ładna i nowa, ale też zgłasza, że trzeba od razu założyć pokrowce, bo się poplami. Dzieciaki skaczą z radości jak oszalałe, bo jest po czym, mąż patrzy na kanapę z mieszanymi uczuciami, fajnie, fajnie, ale te raty; Ty masz marzenie, że ta kanapa Was zjednoczy i wyobrażasz sobie mnóstwo szczęśliwych, czułych, rodzinnych chwil. Tylko Twoja córka nastolatka jest naburmuszona, bo raz, że zasady nic jej się nie podoba, a dwa bo przez kanapę nie dostała tych drogich wymarzonych butów.

Czemu taka metafora? Bo chcę Ci pokazać, że do nowych rzeczy, tak jak do nowej kanapy w domu, czyli do nowej struktury, nowych zasad, nowego członka zespołu, można mieć kompletnie inne, zróżnicowane, indywidualne podejście. I że związku z tym warto się do wprowadzanych zmian dobrze przygotować, żeby zminimalizować potencjalne straty - w tym zadbać o atmosferę w zespołach, o właściwą, jasną, trafioną komunikację, o narzędzia wspierające wdrażanie zmian.

I tak po opisanych zachowaniach członków rodziny można przewidywać i profilować potencjalne zachowania członków zespołu: ktoś będzie kategorycznie na NIE; ktoś bardzo się ucieszy i będzie reagował wręcz euforycznie, ktoś inny będzie miał tzw. mieszane uczucia. Ktoś będzie bardzo wierzył w zmiany, ale nie będzie potrafił zarazić innych swoją wiarą bądź też nie będzie w stanie wskazać korzyści z nich płynących.

Dzielę się z Wami tymi wnioskami okiem praktyka, który na co dzień wspiera ludzi na stanowiskach menedżerskich, a także ich firmy, biznesy. Bo dla mnie tak naprawdę każda zmiana w firmie oznacza emocje. Nowy produkt - emocje. Szkolenia - emocje. Reorganizacja pracy - emocje. Zmiana struktury - emocje, które sięgają zenitu. I tak sobie myślę, choć szkoleń od zarządzania zmianą nie prowadziłam, że to sztuka zarządzania zmianą na wielu poziomach pozwala uchronić organizację przed ewentualnymi negatywnymi skutkami.

A skutki mogą być różne: niechęć do wdrażania zmian, co może się przyczynić np. do fiaska nowego projektu; obniżona motywacja od pracy, nagłe rezygnacje ze stanowiska, zwiększona rotacja, napięta atmosfera i nastawienie, wewnętrznie obniżony autorytet szefów i firmy i wiele innych, nie sposób niektórych przewidzieć.

W momencie planowanych czy już wprowadzanych zmian w firmie, nieważne małych czy dużych, warto przygotować się pod kątem: ewentualnych reakcji pracowników, a więc zmniejszać, czyli w miarę możliwości minimalizować szum dezinformacji (bo to wpływa na atmosferę). Dobrze z kolei zwiększać działania integracyjne, reagować na plotki i zniekształcenia przekazu, zadbać o dobre emocje w zespole i wzmacniać liderów zmian. Emocje, które mogą się w tym czasie pojawić to: zaskoczenie, negacja, entuzjazm, sceptycyzm, krytycyzm, opór, bierna agresja, euforia, motywacja, demotywacja. I to z tymi postawami pracowników powstałych wskutek emocjonalnego stosunku do spraw przyjdzie się zmierzyć szefowi, liderowi czy całemu zarządowi.

4 rzeczy, o których warto pamiętać, kiedy jest się szefem, który wprowadza zmiany

Trudno napisać w jednym małym artykule wszystko, o czym warto pamiętać, jeśli jesteś szefem i stoisz przed obliczem wyzwania wprowadzania zmian. Ale sama sobie stawiam to wyzwanie, by tylko zwrócić Waszą uwagę na pewne aspekty. Jestem pewna, że dalej, w praktyce jesteście w stanie doskonale je sami rozwinąć, tak by Wam służyły.

1. Kierunek Ludzie: czasem w ferworze koncepcji czy nowych kierunków zapomina się o tych, których zmiany dotyczą. Więc po to, by po zebraniu „głoszącym zmiany” było więcej zadowolonych twarzy a mniej „rannych”, przyłóż właściwą uwagę do sposobów i kierunku zakomunikowania zmian ludziom. Bo częste błędy kadry menedżerskiej wyglądają tak:

• komunikuje się zmiany wybranej grupie, a nie wszystkim pracownikom,

• projekt zmian jest odgórnie narzucony, ludzie nie uczestniczyli w procesie powstawania koncepcji ani na żadnym etapie nie opiniowali projektu zmian,

• niechcący wyróżnia się jednych pracowników, innych umniejsza, pomijając ich zasługi czy dokonania.

2. Misja: Komunikacja. Jasna, precyzyjna, konkretna, krótka, bez tłumaczenia.

• wszystko co powyżej plus zadbanie o jasny, precyzyjny komunikat: po co są zmiany? Komu służą? Kto jest nimi objęty? Jakie są korzyści z wdrożenia zmian? Żadne ogólnikowe bla, bla, bla.

• obrazowe przedstawienie zmian, projektu, koncepcji czy struktur.

3. Otwieraj zespól na dyskusję, na wspólne wypracowywanie pomysłów i zmian, na udział ludzi w ich przygotowywaniu. Uwierz, ludzie szybciej przyjmą zmiany, które sami wypracowali, a częściej zbombardują te narzucone, w których przygotowaniu nie uczestniczyli. Dyskusja, ankieta, dialog, debata, warsztaty - wybieraj narzędzia, by wspólnie z zespołem, czerpiąc z ich doświadczeń budować nowe pomysły zmian, produktów, usprawnień.

4. Jasno precyzuj i nazywaj, często komunikuj cel i sens zmian. Może też przyda się idea, która zbliża wszystkich, czyni cel zmian czytelnym portem docelowym.

Zmiana to prawdziwa sztuka zarządzania, którą łączy obszerną wiedzę z co najmniej kilku, szerokich tematów: komunikacji, motywacji, zarządzania projektami, zarządzania zaangażowaniem, wartości czy psychologii biznesu. Wiem jedno - wprowadzając jakiekolwiek zmiany, wykazujesz się pełnią swoich kompetencji jako szef/szefowa, bo to naprawdę jest wyzwanie. Trzymam za Ciebie kciuki!

Monika Chodyra

kobieta z pasją do życia i rozwoju. Współautorka książki „Energia Kobiet”. Doświadczony coach, trener i menedżer.

Specjalizacja: coaching menedżerski. 

www.coachdlabiznesu.pl