Nadchodzi taki moment w zarządzaniu, kiedy musisz rozstać się z pracownikiem. Powiedzieć mu, że już dłużej nie możecie razem pracować. Mówi się, że zatrudniamy w dobrej atmosferze, z entuzjazmem, przyjaźnie nastawieni, ufni we wspólny sukces. A jak się rozstajemy?

Z prawnikiem przy boku, w nerwowej, napiętej atmosferze, szefom trudno znaleźć odpowiednie słowa. Tym bardziej że obawiają się reakcji zwalnianego. No i ta odpowiedzialność. Jak to powiedzieć? Jak zakomunikować trudne decyzje? O czym warto pamiętać, wręczając wypowiedzenie? Z opowieści menedżerów wiem, że inaczej to wygląda, kiedy wynika to z restrukturyzacji, likwidacji firmy czy stanowiska, inaczej kiedy uznajemy, że kompetencje są niewystarczające lub cechy osobowościowe utrudniają współpracę bądź też uniemożliwiają realizację celów firmy. Niezależnie od przyczyn zwolnienie pracownika to dla obu stron niezmiernie stresujący moment, w których postawa menedżera jest kluczowa.

Moment „PRZED”

To co zwraca moją uwagę jako coacha menedżerskiego, to czas przed zwolnieniem, przed podjęciem ostatecznej decyzji przez przełożonego. Przyjmijmy, że nie radzisz sobie z zarządzaniem pewnym pracownikiem, masz dość, nie potrafisz do niego dotrzeć, żeby dostosowywał się do wymagań. Widzisz, że sytuacja ma negatywne skutki, zarówno dla zespołu, jak i dla Twojego autorytetu. Bo jakiś problem narasta, nierozwiązane konflikty pęcznieją, czujesz jako szefowa, że doszłaś do ściany. I co robisz? No właśnie. Ty masz dość i podejmujesz decyzję o ostatecznym rozwiązaniu. W moim odczuciu wiele zwolnień wywołuje mnóstwo emocji, stresu i konfliktów, w tym także tych zakończonych w sądzie ze względu na brak właściwej komunikacji, brak rozwiązań w danym okresie.

Z tego powodu, pod Twoją rozwagę podaję specjalnie dla Ciebie 5 pytań dla szefa do postawienia samemu sobie PRZED ostateczną decyzją:

• Czy pracownik dostał pełną, właściwą, dopasowaną do niego informację zwrotną?
• Czy Ty jako szefowa wykorzystałaś wszystkie dostępne w Waszej organizacji narzędzia wspierające?
• Czy pracownik dostał inne szanse: plan naprawczy, nowe cele, przeniesienie do innego działu?
• Jak wygląda z Twojej perspektywy bilans zysków i strat kompetencji w zespole?
• Jakie działania możesz/chcesz wprowadzić, by uchronić zespół/ firmę przed demotywacją z powodu pożegnania się z jednym z pracowników?

Chodzi o to, żebyś w momencie rozstania z pracownikiem, wiedziała i była pewna jako liderka, że jest to uzasadniona decyzja, która nie wynika z Twoich błędów, zaniechań czy nieumiejętności. Żebyś odważnie, tak jak zapraszałaś kiedyś kogoś na pokład, na ten wspólny rejs zwany pracą, etatem czy projektem, mogła powiedzieć spokojnie: "Nasza wspólna podróż dobiega końca".

Plan dla Ciebie, Szefie

Tak, namawiam Cię, zrób sobie plan, rysunek, schemat. Zobacz, jakie kompetencje tracisz w związku z podjętą decyzją. Zastanów się, jakie etapy chcesz wprowadzić, tak by uwzględnić swoje cele. Bo przypominam, nawet jeśli decyzja o rozstaniu sprawia Ci ulgę, to nadal zostaje perspektywa pracownika - z czym go wypuszczasz w świat, z jaką informacją opuszcza Twój zespół, Twoją firmę. Jeśli możesz, przygotuj sobie swój schemat rozmowy, który niezależnie od sytuacji, warto by uwzględniał:

• podziękowanie za wspólny czas,
• odniesienie do roli pracownika, jego zasług, jego kompetencji,
• był możliwie jak najbardziej obiektywnym komunikatem.

Napisz sobie zdania, napisz sobie, co chcesz powiedzieć, a co musisz; z jakim komunikatem od firmy pracownik idzie w świat. O sobie, o swoich kompetencjach, o firmie. Dlatego Twoja dysocjacja, oddalenie, dystans, spojrzenie z lotu ptaka na sytuację, na planowane działania, kroki, etapy czy cały scenariusz może się okazać nieodzownym narzędziem.

Emocje i EB

Zwolnili Cię kiedyś z pracy? Jeśli tak, to pamiętasz cały zestaw różnorodnych emocji, uczuć i stresu towarzyszących temu zdarzeniu. Jeśli nie, możesz o tym usłyszeć, poczytać lub też wdrażać przygotowane na ten moment procedury, niezależnie w jak dużej organizacji pracujesz. Wachlarz towarzyszących obu stronom emocji jest szeroki, warto jednak pamiętać, że to pracownik jako jednostka w zmierzeniu z firmą z gruntu jest na słabszej pozycji. Zwolnienie może być dla niego zaskoczeniem, szokiem, stresem, załamaniem nerwowym, złością rozpaczą, strachem przed poradzeniem sobie w nowej rzeczywistości.

I to Twoje zadanie, Szefie, możliwie efektywnie przewidzieć scenariusz, przygotowując wsparcie po wypowiedzeniu dla swojego pracownika. Możesz dać referencje, jeśli na nie zasługuje, pomóc w osobistych rekomendacjach na rynku, dać pakiet pożegnalny w postaci coachingu kariery lub inne dowolne wsparcie. Myśl perspektywicznie, nie pal mostów, zachowaj się, tak jak sam być chciał być pożegnany w takiej sytuacji. Szefowa z klasą rozstaje się z pracownikiem w taki sposób, który mimo że budzi emocje, to nie wzbudza kontrowersji, nie psuje też wizerunku pracodawcy. Bo każdy pracownik jest ambasadorem firmy, w której pracuje bądź tej w której pracował. Miej na uwadze to, co będzie opowiadał o firmie i o Tobie Twój za chwilę już były pracownik.

Zastosuj 5 P

Poinformuj – niezależnie od win czy porażek, każdemu pracownikowi należy się rzetelna informacja o przyczynach zwolnienia. Nie musisz robić prezentacji na 30 slajdów ani też się tłumaczyć. Krótko, rzetelnie, konkretnie przedstaw sytuację. To niezwykle ważne DLACZEGO?

Porozmawiaj – zwolnienie nie musi być Twoim jednostronnym monologiem. To ostatnia rozmowa w tym układzie: szef- pracownik. Wysłuchaj jego stanowiska. I tak nie zmienisz decyzji, ale szacunek jako naczelna wartość zarządzania niech przyświeca każdej Twojej wypowiedzi i zachowaniu.

Podziękuj – niezależnie od przyczyn rozstania, warto przypomnieć wspólną drogę, sukcesy, osiągnięcia czy szczególne zasługi. W ten sposób zamykasz wspólny etap i warto by było zakomunikować też pozytywy. Wyraź wdzięczność i uznanie, w takiej proporcji, która będzie adekwatna i obiektywna.

Pokaż –wskaż możliwości, przypomnij talenty. Zarysuj możliwe drogi na przyszłość. Pokaż, że jest dla Ciebie ważny jako człowiek, nawet jeśli uważasz, że nie sprawdza się na tym stanowisku. Może widzisz go w innej roli zawodowej? Inspiruj i wspieraj jego przyszłość.

Pożegnaj – jeśli powody zwolnienia na to pozwalają, pozwól na pożegnanie. Na ostatni e-mail, na wspólną imprezę z zespołem, na pożegnanie z kontrahentami, napisz referencje. W ten sposób budujesz zarówno swój autorytet i pozycję, a także wspierasz wizerunek Twojej firmy.

Pożegnanie zawsze jest wyzwaniem

Tak, wiem, że nie wyczerpię całego tematu w jednym artykule. Zdaję sobie z tego sprawę, zarówno jako autor treści, jak i profesjonalny coach menedżerski. Zawsze możesz skorzystać ze wsparcia ze strony swojego działu HR, z mentoringu starszych, doświadczonych menedżerów, którzy podzielą się swoim doświadczeniem. Przegadaj swoje decyzje, omów plan działania z profesjonalistą. Potrzebujesz dystansu i innej perspektywy, by móc działać skutecznie, efektywnie, w zgodzie ze sobą, wypracować właściwe Tobie działania, myślenie, przygotować komunikację.

Istotne jest, byś pamiętając o wszystkich perspektywach, tej pracownika i swojej firmy, nie zapomniała o swojej. Osobistej i zawodowej. Ty jako Szef. Bo zatrudnianie i zwalnianie pracowników przypisane jest Twojej menedżerskiej roli. Żebyś mogła skutecznie pełnić tę rolę dalej, nawet jeśli zwalnianie pracowników wiąże się ze stresem, przykrymi uczuciami czy sytuacjami. Nie pozwól, by towarzyszące temu emocje zabrały Ci więcej niż na to możesz pozwolić. Pamiętaj o sobie. Nie musisz ratować świata. Masz inną misję, inne obowiązki. Pokaż siebie jako Liderkę, którą chcesz być, prawdziwą siebie w kryzysowych sytuacjach. Przecież wiesz, że Kapitana poznaje się podczas sztormu. Spokój, opanowanie, wiedza, przygotowanie i zachowania z klasą. Możesz, potrafisz taka być. Twój rejs trwa nadal, a pozostała załoga potrzebuje Cię na stanowisku.

Ahoj, Kapitanie!

Monika Chodyra

kobieta z pasją do życia i rozwoju. Współautorka książki „Energia Kobiet”. Doświadczony coach, trener i menedżer.

Specjalizacja: coaching menedżerski. 

www.coachdlabiznesu.pl